Šedá je barva, které se chcete vyhnout

V projektovém managementu jsou záda a bílá vašimi přáteli – temná šedá nikoli. Jako projektový manažer se chcete zabývat jasnými a ověřenými informacemi, nikoli domněnkami. Když jsou předpoklady vytvořeny a nejsou ověřeny, dochází k chybám, časové osy se zpožďují a projekty selžou.

Předpoklady jsou nebezpečné věci, které se vytvářejí, a stejně jako všechny nebezpečné věci, které se vytvářejí – například bomby nebo jahodový koláč – pokud uděláte sebemenší chybu, můžete se ocitnout ve strašných potížích. Vytvářet domněnky jednoduše znamená věřit, že věci jsou jistým způsobem s malým nebo žádným důkazem, který ukazuje, že máte pravdu, a hned můžete vidět, jak to může vést k hrozným problémům. Například se jednoho rána můžete probudit a domnívat se, že vaše postel byla na stejném místě jako vždy, i když byste neměli žádný skutečný důkaz, že tomu tak bylo. Ale když vstanete ze své postele, možná zjistíte, že vyplula na moře, a teď budete mít hrozné potíže, a to všechno kvůli nesprávnému předpokladu, který jste si udělali. Vidíte, že je lepší nedělat si příliš mnoho domněnek, zvláště ráno.“

– Lemony Snicket,
Strohá akademie

Jako Lemony Snicket of Řada nešťastných příhod stavy, domněnky jsou nebezpečné. Zřídka se zakládají na faktech, domněnky jsou založeny na osobní perspektivě – nikoli na realitě. Představte si, jak to může ovlivnit vaši schopnost řídit tým, pokud vy – a ostatní – učiníte předpoklady ohledně něčeho tak nedílného, ​​jako je dokončení úkolu. 

Metoda úspěšnosti projektu využívá manažery aktivit, aby zajistili, že každý úkol bude splněn. Během plánovací schůzky pro jakýkoli projekt je důležité vytvořit strukturu rozpisu práce – seznam všech projektových aktivit všeho, na co váš tým v danou chvíli pomyslí. Momentálně je zde důležité, protože je vzácné, že by i ty nejlepší týmy zvládly každý jednotlivý úkol, který musí být dokončen na samém začátku projektu. Aktivity nebudou v žádném konkrétním pořadí, protože ještě neproběhne sekvenování. Také nemusí mít nutně vlastníka nebo trvání. Bude to doslova jen seznam aktivit.

Tyto úkoly však nemohou zůstat bez vlastníka. Každému úkolu musí být přiřazen vlastník – tedy správce aktivity – jedna osoba za aktivitu. Vedoucí činnosti souhlasí s tím, že zajistí, aby byla práce hotová. To je člověk, který se podívá na projektového manažera a říká: „To je můj úkol. Zajistím, aby se to stalo." To neznamená, že souhlasili s tím, že budou fyzickou práci vykonávat sami, pouze souhlasí s tím, že budou jediným kontaktním místem ohledně aktivity. Koncepce jednotného kontaktního místa je velmi důležitá, protože snižuje zmatek a dodává jasnost, kdo je vlastníkem úkolu.

V projektové práci jsou černá a bílá vašimi přáteli – šedá je vaším nepřítelem. Cokoli šedého a nejednoznačného bude u soudu projektového managementu použito proti vám. Předpoklady vytvářejí očekávání založená na ničem jiném než na čem vy myslet je realita, ne to, co doopravdy is realita. Úspěšné projektové řízení nefunguje v šedi – černá a bílá jsou rozhodující pro váš úspěch. Cokoli šedého a nejednoznačného bude u soudu projektového managementu použito proti vám.