Google právě spustil sprinty jednoduchosti. Zde je vaše DIY verze

Na konci července Google oznámil svůj první Simplicity Sprint, jehož cílem je „lepší výsledky za kratší dobu“. Podle generálního ředitele Sundara Pichaie zapojí Simplicity Sprints zaměstnance do práce s větší jasností a efektivitou; identifikace, které zpomalovací překážky by mohly být odstraněny pro lepší a rychlejší výsledky; a jak zaujmout podnikatelský přístup k eliminaci plýtvání.

Většina z nás si svou vlastní práci nezjednodušuje, protože nevíme, kde začít. Co byste měli nejprve zjednodušit? A jak si na to uděláte čas? Jak také víte, co je podniková byrokracie a co práce, kterou smíte upravovat?

Stejné otázky jsem si kladl před deseti lety, když jsem začal zpovídat lidi po celém světě, aby zjistili, co se stalo Proč Simple Wins. Šokující je, že jsem se setkal s velmi málo řešeními složitosti pracoviště. Kromě softwarové metodologie Agile a Lean Six Sigma – synonyma velkých výrobců v 90. letech – neměly organizace mnoho možností pro zjednodušení.

Ke zjednodušení pracovního dne dnes nepotřebujete armádu projektových manažerů ani drahých konzultantů. Vše, co potřebujete, je touha po změně – a ochota vyzkoušet níže uvedené DIY sprinty.

1. Zjednodušte jakýkoli formulář/dokument/přehled, který vyžaduje více než 30 minut nebo tři zaměstnance. Které dokumenty, formuláře nebo sestavy jsou pro vaši organizaci náročné na čas? Víte, zda nějaké další týmy duplikují stejné úsilí nebo data? Najděte okamžité příležitosti ke zjednodušení uvedením každého formuláře/dokumentu/přehledu, který zabere více než 30 minut nebo vyžaduje více než tři členy týmu.

Zde se rozhodněte, které z těchto úkolů lze zefektivnit, pozastavit nebo odstranit. Pokud potřebujete odkoupení od někoho vyššího, použijte k zarámování svého požadavku jazyk řízený řešením (tj. „tato změna umožní našemu týmu věnovat X počtu hodin týdně strategickým cílům, jako je Y nebo Z“). Pokud úkol do příštího čtvrtletí nikdo nezmešká a nedojde k žádnému negativnímu dopadu, podnikněte kroky k jeho trvalému odstranění.

2. Povzbuzujte a odměňujte zaměstnance, kteří vytvářejí řešení, která zjednodušují frustrující proces nebo časově náročný úkol. Když naši zaměstnanci vytvářejí náhradní řešení, je to známka toho, že proces nebo systém zpomaluje jejich pracovní tok. Za předpokladu, že nikdo neohrožuje zdraví nebo bezpečnost, jsem velkým fanouškem řešení. Existují na průsečíku zjednodušování a inovací jako příležitosti, jak posílit členy týmu a zvýšit produktivitu organizace.

Chcete-li začít odstraňovat úzká místa a odměňujte ty, kteří vám zjednodušují podnikání, vyhlašujte měsíční soutěž o nejúčinnější řešení. Pozvěte lidi ze všech oblastí a úrovní vaší společnosti – a odstraňte jména/jednotky účastníků z příspěvků, abyste se vyhnuli zaujatosti ze strany soudců. Kritéria pro „nejefektivnější“ se budou lišit podle vašeho odvětví a velikosti organizace, ale ujistěte se, že odměna za řešení bude skutečně motivovat své zaměstnance.

3. Pořádejte týdenní nebo měsíční zjednodušující relace. Pozvěte zaměstnance a vedení, aby přišli připraveni identifikovat jeden úkol, schůzku nebo proces, který je zbytečně komplikovaný nebo nadbytečný. Cílem je odstranit, outsourcovat nebo zjednodušit co nejvíce těchto úkolů během sezení. Zvažte uspořádání těchto setkání na místě jako šťastnou hodinu ve 4:XNUMX – pivo a občerstvení zdarma obvykle vybízejí k účasti – nebo je naplánujte na zlatá hodina pro vaše distribuované týmy.

Každá organizace chce lepší výkon. A jednoduchost je vaše cesta vpřed. Počínaje třemi výše uvedenými taktikami můžete začít odstraňovat složitost a vytvářet prostor pro smysluplnější práci. Tyto sprinty můžete nejen provádět virtuálně, osobně nebo hybridně, ale můžete je vyměnit za neproduktivní schůzky nebo zprávy, které vy a váš tým eliminujete.