Pro efektivní komunikační tón (překvapení!) záleží nejvíce: 5 strategií pro efektivitu

Víte, že komunikace je kritická pro vaši důvěryhodnost a efektivitu, ale jako u mnoha věcí v posledních několika letech její důležitost vzrostla a její povaha se posunula. U hybridní a vzdálené práce vytváří vzdálenost potřebu komunikovat novými způsoby a s větším důrazem na psaní a asynchronní přístupy.

Zajímavé je, že komunikace přispívá k duševnímu zdraví, začlenění, důvěra, udržení a kultura. A jeden prvek komunikace vyniká: tón. To, jak je vaše zpráva zarámována a jak ji vnímají příjemci, může mít zásadní vliv na váš i jejich úspěch.

Komunikace snižuje vzdálenost

Nové příležitosti k pracovat mimo kancelář, ze vzdálených míst a na dálku zdůraznily dopady komunikace. Podle nových údajů z Grammarly a Harris Poll82 % znalostních pracovníků říká, že práce na dálku zvyšuje potřebu být lepším komunikátorem.

Kromě toho se lidé snaží zůstat ve spojení s kolegy a 45 % zaměstnanců tvrdí, že jejich osobní vztahy utrpěly kvůli hybridní práci. Tato zkušenost se liší podle generace, přičemž 59 % generace Z, 48 % mileniálů, 45 % generace X a 28 % baby boomu tvrdí totéž.

Celých 62 % pracovníků tvrdí, že k podpoře rozmanitosti a začlenění jsou nezbytné lepší komunikační dovednosti. To platí zejména pro 75 % pracovníků, kteří se identifikují jako neurodivergentní – kteří uvádějí, že neefektivní komunikace je překážkou inkluze, zatímco pouze 64 % neurotypických respondentů souhlasí. A 77 % těch, pro které je angličtina druhým jazykem (ESL), uvádí, že neefektivní komunikace je překážkou ve srovnání s 68 % těch, pro které je angličtina primárním jazykem.

Ale skvělá komunikace také vytváří pozitivní pracovní zkušenost. 52 % pracovníků uvedlo, že asynchronní komunikace činí jejich práci flexibilnější, 42 % uvedlo, že jsou produktivnější, a 34 % uvedlo, že cítí větší pocit začlenění. Efektivní komunikace je navíc považována za důvod zvýšené spokojenosti s prací u 56 % respondentů a zlepšení vztahů s kolegy pro 54 %.

Tón a důvěra

V efektivní komunikaci existuje mnoho faktorů – od obsahu a tónu po empatii, režim a platformu – ale tón se zdá být obzvláště kritický. Ve skutečnosti 53 % znalostních pracovníků tvrdí, že tón je důležitější než obsah komunikace. Ale 71 % má potíže s výběrem správných slov, aby neurazili ostatní, a 56 % si není jistých, zda najít správný tón pro svou komunikaci.

Tón má významný vliv na to, jak dobře lidé spolupracují. Pokud má komunikace pozitivní tón,

• 62 % reaguje rychleji
• 57 % lépe reaguje na budoucí požadavky
• 48 % řeší problém nebo dělá práci ve vyšší kvalitě
• A 59 % vnímá odesílatele pozitivněji

Pro ty, kteří jsou v různých kancelářích v USA nebo v různých kancelářích mimo USA nebo kteří jsou zcela vzdáleni, se každé z těchto procent zvyšuje mezi 3 % a 11 %.

Vytvoření správného tónu

Nalezení správného tónu je delikátní proces a jemný mix různých prvků komunikace. Zde je návod, jak dosáhnout správné rovnováhy.

#1 – Buďte obchodní, ale přátelští

Jedním z prvních způsobů, jak najít ten správný tón, je být obchodní, ale také přátelský. Tento přístup budete muset vypilovat pro svou kulturu a svou roli, ale obecně lidé oceňují spíše pozdrav, než aby se ponořili přímo do vašeho obsahu. A komentář jako „Doufám, že se máš dobře“ nebo a krátké potvrzení o počasí nebo ročním období může poskytnout pozitivní dráhu pro obchodní výměnu.

Budete chtít být struční a zvláště používat tuto taktiku v první zprávě, která otevírá předmět. Pak se ale budete chtít soustředit na danou firmu, aniž byste byli příliš formální. Srovnejte svou nejlepší komunikaci s business casual šatníkem, ve kterém se neukazujete v teplákách, ale ani v trojdílném obleku. Zaměřujete se na výsledky, kterých potřebujete dosáhnout, ale s pozitivním hlasem.

#2 – Buďte sebevědomí, ale ne arogantní

Ve své komunikaci budete nejúčinnější, když vyrovnáte sebedůvěru a pokoru. Vyjadřujte se jasně a mějte svůj názor, ale pokud je to vhodné, požádejte o příspěvek. Svým tónem dejte odesílateli vědět, že máte své vlastní perspektivy, ale také si vážíte jejich, protože víte, že nemáte všechny odpovědi.

#3 – Buďte struční, ale ne struční

Ve své obchodní komunikaci se budete chtít dostat k pointě, ale nebuďte struční nebo strozí. Poskytněte kontext a nepředpokládejte, že lidé znají pozadí vaší komunikace – pokud si nejste jisti, že to vědí. Před odesláním upravte svou komunikaci, abyste poskytli dostatek podrobností, aniž byste zahltili čtenáře.

Ujasněte si také, co požadujete. Zvažte, jak se k věci dostat na začátku svého komunikátu a poté poskytnout více podrobností nebo pozadí v druhé části zprávy.

Někdy je to, co neuvedete, stejně důležité jako to, co děláte – proto buďte selektivní v tom, co říkáte, a zahrňte ty nejkritičtější prvky obsahu. Navíc nezneužívejte psané slovo. Pokud bude čtení písemného dopisu trvat déle než pět minut, bude obsahovat více než pět bodů nebo bude vyžadovat více než pět salv, bude pravděpodobně lepší jako rychlý hovor nebo ústní výměna názorů.

#4 – Buďte přitažliví, ale ne emocionální

Když se k nějakému tématu cítíte vášnivě nebo pokud jste naštvaní nebo frustrovaní, buďte obzvláště opatrní na svou odpověď. Když je situace správná, budete chtít něco přesvědčivě obhájit, ale vyhněte se obraně, emocím nebo vzteku ve vašem tónu. Pokud se cítíte obzvlášť nabití, můžete zvážit několik hodin počkat, než stisknete tlačítko Odeslat, nebo dokonce spát, než spustíte poznámku.

#5 – Buďte autentickí, ale ne nepozorní

Ve své komunikaci budete chtít být především sami sebou – zároveň budete pozorní k tomu, co bude mít největší dopad na příjemce vaší komunikace. Pro někoho, kdo je hodně založený na datech, budete chtít předložit důkazy, nebo pro někoho citlivějšího můžete strávit další větu na zahřívací lince. Ale nepřehánějte to a udělejte to ujistěte se, že jste autentickí. Zvažte, jak bude vaše komunikace přijímána a jak příjemce nejraději slyší informace a jak jim nejlépe rozumí.

Je to zázrak

Skvělá komunikace umí budovat vztahy a zvýšit svou důvěryhodnost, ale čelíte mnoha překážkám. Používáte slovo, které někdo jiný interpretuje negativně. Máte v úmyslu tón, který příjemce špatně přečte. Zdržujete svou odpověď a váš kolega dělá nesprávné předpoklady o tom, proč jste to udělali. A s písemnou komunikací vám chybí všechny stopy a náznaky, které jsou neverbální. Je tak trochu zázrak, že jsme schopni vůbec komunikovat, když přemýšlíte nad bariérami.

Ale pomáhá záměrnost. Když si uděláte čas na dobrou komunikaci, vezmete v úvahu své publikum a také znovu přečtete a upravíte, budete sklízet výhody.

Kromě toho, když jste příjemcem komunikace, můžete odesílateli také poskytnout výhodu v pochybnostech – když znáte bariéry, můžete se dívat za doslovná slova a naslouchat pozitivním záměrům.

Záměr není totéž co dopad

Slyšeli jste, že záměr se nerovná dopadu a to platí zejména pro písemnou komunikaci, asynchronní komunikaci a komunikaci na dálku. Ale stojí za to vynaložit úsilí, abyste mohli budovat vztahy, rozvíjet svou důvěryhodnost a být ve své práci skvělý.