Může méně schůzek zvrátit tiché odvykání? Výzkum říká „ano“

Poptávka po „nulových schůzkách“ se stala podle a Nová studie od softwarové firmy Otter.ai a University of North Carolina v Charlotte. Účastníci uvedli, že mají v kalendáři příliš mnoho schůzek, takže se cítí „otrávení“ a „frustrovaní“.

V dalších zprávách… voda je mokrý.

Interní schůzky jsou pichlavou oblastí již více než deset let, ale vliv zaměstnanců uprostřed masové rezignace by měl motivovat vedoucí k přehodnocení tohoto aspektu jejich organizace. Jako odborník na pracoviště s několika knihami aa TED promluví pokud jde o zjednodušení, „nulové schůzky“ byly mým pokřikem na shromáždění už léta.

REKLAMA

Prostřednictvím procesu zkoumání Proč Simple WinsZjistil jsem, že složitost pracoviště pochází ze dvou zdrojů: organizace samotná a jednotlivých zaměstnanců. Organizační složitost souvisí s průmyslovými předpisy a také s počtem lidí, kroků, rozhodnutí a datových bodů, které jsou potřeba k tomu, aby ve vaší společnosti udělali něco smysluplného. Například počet schválení ve vašem náborovém procesu nebo požadavky na dodržování předpisů pro správu spotřebitelských dat ve Spojeném království nebo Jižní Koreji.

Individuální složitost na druhé straně odkazuje na byrokracii vytvořenou jednou osobou nebo jednou organizací. Reálným příkladem je viceprezident, který pořádá pětihodinovou týdenní schůzku nebo obchodní jednotka se speciálním talentem pro PowerPoint obsahující více než 200 snímků.

Ve vaší vlastní společnosti jsou porady ovlivněny organizační kulturou a také jednotlivci, kteří je vedou a účastní se jich. Chcete-li odstranit složitost schůzek, které vedete nebo se jich účastníte, odpovězte na následujících šest výroků buď „Stále“, „Občas“, „Zřídka“ nebo „Nikdy“.

REKLAMA

1. Každý týden trávím 20 % nebo méně času neproduktivními schůzkami/hovory.

2. Provozuji/podporuji svůj tým, aby pracoval s ohledem na zjednodušení.

3. Schůzky, které vedu, začínají a končí včas.

4. Schůzky v mé organizaci mají jasný účel a program.

5. Na schůzky, kterých se účastním, jsou zváni pouze nezbytní lidé.

6. Cítím se dobře, když odmítám pozvání na schůzku nebo deleguji účast na někoho jiného.

REKLAMA

Vypočítejte svůj celkový počet pomocí následujícího přehledu pro každou odpověď:

· Konzistentně = 0

· Někdy = 1 bod

· Zřídka = 2 body

· Nikdy = 3 body

Pokud jste počítali Body 1 až 4, hledejte příležitosti ke zjednodušení schůzek ve vaší organizaci. Právě teď je tento aspekt vašeho každodenního života funkční, ale alespoň jedna odpověď „nikdy“ nebo „zřídka“ vytváří složitost. Prozkoumejte tuto oblast a opravte ji hned, abyste se vyhnuli kontaminaci v jiných aspektech podnikání.

REKLAMA

Pokud je váš součet Body 5 až 9, schůzky ve vaší organizaci vykazují příznaky složitosti a pokud je ponecháte nezaškrtnuté, pravděpodobně se rozšíří na další aspekty operací. Zvažte okamžité provedení auditu schůzek, abyste zjistili, které schůzky jsou cenné – a které by měly být uvrženy do ohnivého jezera.

Pokud jste skóroval Body 10 až 14schůzky jsou hlavním zdrojem složitosti. Je pravděpodobné, že problém přesahuje vaši organizaci a týká se celé společnosti. Vzhledem ke složitosti, která ovlivňuje vše od stavových schůzek a brainstormingových sezení až po plánování a rozhodování, vaše společnost pravděpodobně uvízla na prvním stupni na několika frontách.

Nakonec, pokud jste spočítali součet 15 nebo víceschůzky dosáhly nebezpečné úrovně složitosti. I když se zdroje společnosti plýtvají alarmujícím tempem, zaměstnanci akceptovali status quo. Lidé jsou smířeni s mentalitou tichého odvykání nebo se aktivně snaží sabotovat činitele změny. Ať tak či onak, stav vašich schůzek vyžaduje okamžitou pozornost.

REKLAMA

Nyní sdílejte šest prohlášení a diagnózy se svými týmy a požádejte je, aby vytvořili pravděpodobné důvody, proč složitost unesla schůzky – a nabídli nápady na zjednodušení. Naplánujte si schůzku, kde se budou probírat důvody i řešení, která by měla být zachycena na tabuli.

Po diskusi o proveditelnosti řešení hlasujte o tom, která tři okamžitě implementovat – a udělejte to. Příklady řešení mohou zahrnovat „omezení schůzek na osm nebo méně účastníků“ nebo „každá pozvánka na schůzku musí obsahovat program“ a „zavázat se na pátek bez schůzek“. Abyste zabránili návratu do běžného provozu, zvažte vytvoření mantry setkání s těmito očekáváními a sdílejte ji napříč celou společností.

Pokud potřebujete ověřit tento nový přístup k většímu podnikání, zahrňte připomenutí, že schůzky jsou drahé. Omezení nebo odstranění zbytečných schůzek nejen zlepší morálku zaměstnanců a zvýší jejich udržení, ale také pomáhá organizacím drasticky snížit náklady. U společností se 100 zaměstnanci se úspory pohybují kolem 2.5 milionu USD ročně a u společností s 5000 zaměstnanci se toto číslo zvyšuje na více než 100 milionů USD.

REKLAMA

Zkoumání toho, jak probíhají schůzky ve vaší organizaci – a eliminace těch, které přežily svou užitečnost – může pomoci udržet si zaměstnance a nasměrovat firmu k vyšší produktivitě. Povzbuďte svůj tým, aby odmítl jakoukoli schůzku bez jasného účelu, rozhodnutí nebo programu a odměňte zaměstnance, kteří v této oblasti trvale prokazují odvahu. Pokračujte v dotazování na nové schůzky a zefektivňování současných schůzek a budete svědky posunu od tichého odvykání k chytřejšímu a jednoduššímu způsobu práce.